Réservation instantanée ou demande de réservation ?
Aperçu
L'approbation pour une opportunité est ce qui permet à une personne de voir et de réserver ses quarts. La réservation instantanée décide de ce qui arrive au moment où elle en réserve un.
Ce sont deux questions différentes, et les garder distinctes est l'essentiel de ce réglage. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. D'abord, ce que ce réglage ne fait pas
Rien ici ne change qui peut voir un quart. Cela se décide au niveau de l'opportunité : les gens voient les quarts des opportunités pour lesquelles ils sont approuvés, et rien d'autre.
La réservation instantanée est la question suivante, et elle n'en pose qu'une seule. Quand une personne prend une place, est-elle à elle, ou s'agit-il d'une demande ?
2. Les deux comportements
Réservation instantanée activée
- La réservation est confirmée dès qu'elle est faite.
- La place lui appartient, et le nombre de places restantes diminue immédiatement.
- Aucun administrateur n'intervient, donc personne n'attend après personne.
- La personne sait tout de suite si elle est inscrite au quart.
Réservation instantanée désactivée, donc demandes de réservation
- Réserver envoie une demande au coordonnateur du quart.
- La place est retenue comme en attente pendant que la demande patiente, donc personne ne peut la lui prendre.
- Le coordonnateur approuve ou refuse, et la personne est avisée dans les deux cas.
- Vous avez votre mot à dire sur chaque quart, au prix d'une décision à prendre pour chaque quart.
Ce détail de la place retenue mérite l'attention. Désactiver la réservation instantanée ne veut pas dire que la personne attend puis perd sa place au profit de quelqu'un de plus rapide. La place lui est réservée pendant que vous décidez.
3. Laquelle choisir ?
Activez la réservation instantanée partout où l'approbation pour l'opportunité signifie déjà que vous faites confiance à cette personne pour n'importe lequel de ses quarts. C'est le cas la plupart du temps. Si vous étiez prêt à l'approuver pour le travail, le mardi en question change rarement votre avis.
Désactivez-la quand le quart lui-même demande un second jugement :
- Des places rares que vous voulez attribuer délibérément.
- Une tâche qui exige un certain équilibre de compétences le jour venu.
- Une équipe d'événement que vous équilibrez à la main.
La laisser désactivée partout par prudence est le piège à éviter. Chaque réservation devient alors une tâche sur la liste de quelqu'un, et cette file d'attente est exactement ce que les gens perçoivent comme la lenteur de votre organisation.
4. Le réglage se fait par opportunité
La réservation instantanée se règle par opportunité, donc des opportunités différentes peuvent se comporter différemment.
Un quart ouvert à tous peut confirmer immédiatement pendant qu'un rôle spécialisé continue d'acheminer chaque réservation à son coordonnateur. La plupart des organisations finissent avec un mélange, et c'est la bonne réponse plutôt qu'un signe d'indécision.
5. Attention : la combinaison avec l'approbation automatique
L'approbation automatique sur une opportunité et la réservation instantanée sur ses quarts sont deux points de contrôle distincts, et c'est là que les organisations doublent la mise sans le vouloir.
Avec les deux activées, une personne inconnue peut aller jusqu'à un quart confirmé sans qu'aucun administrateur intervienne. C'est exactement ce qu'il faut pour des séances ouvertes.
Si vous voulez un point de contrôle humain, placez-le à un seul des deux endroits, pas aux deux, sinon vous approuverez deux fois la même personne : une fois pour l'admettre dans l'opportunité, puis une autre pour le quart qu'elle a choisi.
La bonne réponse habituelle : placez le jugement au niveau de l'opportunité, où vous décidez au sujet de la personne, et laissez la réservation instantanée confirmer les quarts, où vous ne décidez que d'une date.
6. Et quand une personne s'inscrit à une série ?
La même distinction s'applique. Sur une opportunité à réservation instantanée, s'inscrire à un horaire récurrent ajoute la personne tout de suite. Sur une opportunité à demande de réservation, l'inscription est soumise pour approbation et un coordonnateur doit l'approuver avant que la personne soit ajoutée aux quarts.
Cela mérite réflexion avant de désactiver la réservation instantanée sur une opportunité avec séries : une personne qui s'inscrit à un horaire continu ne fait qu'une demande, mais celle-ci l'engage pour toutes les occurrences à venir.
Résumé
- L'approbation décide qui peut voir et réserver un quart. La réservation instantanée décide de ce qui arrive ensuite.
- Activée : confirmation immédiate, place décomptée, aucun administrateur, certitude tout de suite.
- Désactivée : une demande part au coordonnateur, et la place est retenue en attente.
- Activez-la partout où l'approbation pour l'opportunité implique déjà la confiance pour ses quarts.
- Désactivez-la pour les places rares, un équilibre de compétences requis, ou une équipe composée à la main.
- Le réglage est par opportunité : un montage mixte est normal.
- Approbation automatique et réservation instantanée sont deux points de contrôle. Mettez votre vérification humaine dans l'un, pas les deux.
- L'inscription à une série suit la même règle.