Forfait requis : les quarts exigent Vome Pro ou supérieur.

Aperçu

Un événement a lieu à une date précise : un gala, un nettoyage de parc, une collecte de fonds, une porte ouverte. Vome n'a pas d'objet « événement » distinct. Vous bâtissez un événement avec les mêmes éléments que tout le reste, soit une catégorie, une opportunité et des quarts, et les choix ci-dessous déterminent son fonctionnement.

La seule décision à prendre avant de cliquer quoi que ce soit, c'est ce que représentera un quart pour cet événement. Tout le reste en découle. Cet article s'adresse aux administrateurs.

1. S'agit-il vraiment d'un événement ?

Demandez-vous si les gens s'inscrivent pour une date, ou pour un rôle qu'ils continueront d'occuper.

• Une date. Les gens viennent ce jour-là, ou quelques jours précis. Poursuivez votre lecture.
• Un rôle qu'ils continuent d'occuper. Un programme hebdomadaire, un poste permanent, une tâche mensuelle. C'est du travail continu, pas un événement. Créez une opportunité par rôle et utilisez une série de quarts pour le motif récurrent. Lisez Comment fonctionnent les Opportunités sur Vome ?

2. Quelle forme convient à mon événement ?

Deux formes conviennent aux événements. Choisissez en vous posant une seule question : la journée se découpe-t-elle en tâches différentes auxquelles des personnes différentes devraient s'inscrire ?

Oui. Donnez à l'événement sa propre opportunité. « Gala du printemps » est l'opportunité, et chaque quart est une tâche nommée par un titre de quart : Accueil, Préparation en cuisine, Équipe de montage. Chaque tâche a ses propres horaires, ses places et ses restrictions, et les gens choisissent la tâche qu'ils veulent.

Non. Utilisez une seule opportunité « Événements » pour tous. Chaque quart est un événement entier, nommé par le titre de l'événement : Gala du printemps, Fête de l'été. C'est la forme la plus rapide à monter, et les gens voient tout votre calendrier d'événements comme une seule liste.

Un quart n'a qu'un seul titre. Dans une opportunité « Événements », le titre sert déjà au nom de l'événement. Vous ne pourrez donc pas découper cet événement en tâches plus tard sans le déplacer dans sa propre opportunité et réinscrire toutes les personnes déjà inscrites. Si vous imaginez qu'un événement aura besoin de tâches distinctes, donnez-lui sa propre opportunité dès le départ.

Plus de détails, dont une troisième forme pour le travail continu, dans Les trois formes que peut prendre une opportunité.

3. Comment créer l'opportunité de l'événement ?

1. Allez dans le module Opportunités et cliquez sur Nouvelle opportunité.
2. À l'étape Détails, saisissez le Titre (le nom de l'événement, ou « Événements » pour la forme partagée) et une Description de la journée.
3. Choisissez une Catégorie. Une catégorie « Événements » convient à la plupart des organisations, ou créez-en une par série d'événements, comme « Collecte annuelle ».
4. Réglez l'Engagement à Ponctuel, pour que la page de l'opportunité indique qu'aucun engagement continu n'est attendu.
5. Choisissez le Lieu. Optez pour sur place pour un événement en personne, afin de suivre les présences le jour venu.
6. Sous Admins affectés, choisissez le coordonnateur qui sera la personne-ressource de l'événement, ainsi que des observateurs au besoin.
7. Passez à l'étape Personnaliser.

Vous organisez le même événement chaque année ? Choisissez plutôt Dupliquer une opportunité existante à l'étape Détails. La copie conserve tous les détails et paramètres, sauf les quarts publiés : il ne vous reste qu'à mettre à jour la description et à ajouter les quarts de cette année.

4. Comment ajouter les quarts ?

À l'étape Personnaliser, ou plus tard depuis l'horaire de l'opportunité, cliquez sur Créer des quarts. Pour chaque quart, réglez :

• la date, avec une heure de début et de fin ;
• le nombre de places ;
• un titre de quart quand le quart représente une tâche (Accueil) ou, dans une opportunité « Événements », l'événement lui-même (Gala du printemps).

Besoin de la même tâche à plusieurs moments de la journée, comme une équipe de montage le matin et une autre le soir ? Créez un quart par plage horaire avec le même titre de quart. Si l'événement s'étend sur plusieurs jours, choisissez chaque date au moment de créer les quarts.

5. Comment réserver une tâche aux personnes qualifiées ?

Utilisez une restriction de réservation avancée sur ce quart.

1. Taguez les profils qualifiés avec un tag de profil, par exemple « Secourisme certifié ».
2. Dans l'éditeur du quart, ouvrez Gérer les restrictions de réservation avancées et choisissez ce tag de profil.

Seules les personnes affectées à l'opportunité et portant ce tag verront le quart et pourront le réserver. La restriction s'applique quart par quart, donc les tâches générales restent ouvertes à tous.

La restriction utilise un tag de profil, posé sur la personne. Un tag posé sur le quart lui-même change seulement sa couleur dans votre calendrier et ne restreint rien.

6. Comment les gens s'inscriront-ils ?

Il existe deux façons de faire, et vous pouvez utiliser les deux.

Par l'opportunité. Les personnes affectées à l'opportunité voient ses quarts et les réservent. À l'étape Personnaliser, réglez la Visibilité pour que les bonnes personnes trouvent l'événement (Publique pour un événement ouvert), et utilisez le Recrutement pour déterminer ce qui se passe quand une nouvelle personne veut se joindre à vous.

Par un seul formulaire. Ajoutez une section Calendrier de quarts à un formulaire et pointez-la vers l'opportunité de l'événement. Les gens répondent à vos questions et réservent un quart dans la même soumission, qu'ils aient été affectés ou non, et vous partagez un seul lien. Pour un événement communautaire ouvert, c'est habituellement la voie la plus rapide. Lisez Comment créer un seul formulaire qui recrute et planifie en même temps ?

7. Quels paramètres comptent le plus pour un événement ?

Voici les paramètres d'horaire de l'étape Personnaliser que les organisateurs d'événements utilisent le plus :

• Réservation instantanée. Activée, une réservation est confirmée immédiatement. Désactivée, elle arrive sous forme de demande à approuver. Lisez Réservation instantanée, ou demande de réservation ?
• Limite de réservation. Arrête les nouvelles réservations au moment que vous choisissez, pour que votre liste finale soit réglée avant le jour J.
• Masquer les quarts complets aux utilisateurs. Retire les tâches complètes de la liste, pour que les gens ne voient que ce qui est encore ouvert.
• Paramètres de suivi des présences. Déterminez comment les gens s'enregistrent le jour venu, par exemple avec le kiosque de présence ou un code QR.

Résumé

• Un événement se bâtit avec une catégorie, une opportunité et des quarts, comme tout le reste dans Vome.
• Si la journée se découpe en tâches différentes, donnez à l'événement sa propre opportunité et nommez chaque tâche avec un titre de quart.
• Si les gens viennent simplement aider, une seule opportunité « Événements » avec un quart par événement est la plus simple.
• Un quart n'a qu'un seul titre : passer plus tard de la forme partagée à une opportunité dédiée demande de tout rebâtir.
• Réservez une tâche qualifiée avec une restriction de réservation avancée et un tag de profil, quart par quart.
• Les gens s'inscrivent par l'opportunité, ou par un seul formulaire doté d'un calendrier de quarts.
• Dupliquez l'événement de l'an dernier pour réutiliser tous ses paramètres, puis ajoutez les nouveaux quarts.

Pour aller plus loin

• Les trois formes que peut prendre une opportunité
• Comment fonctionnent les Opportunités sur Vome ?
• Comment créer un seul formulaire qui recrute et planifie en même temps ?
• Comment ajouter une nouvelle opportunité ?