Comment affecter des utilisateurs à une séquence ?
Aperçu
Personne ne s'inscrit soi-même à une séquence. Soit un admin l'affecte, soit une automatisation le fait à sa place. Il existe cinq façons d'y entrer, et la plupart des organisations en utilisent deux ou trois.
La première à comprendre est le formulaire. Une personne pose sa candidature, et le formulaire affecte la séquence de lui-même ou vous remet la soumission pour que vous décidiez après l'avoir lue.
1. Quelles sont les façons d'entrer dans une séquence ?
Cinq :
- Un formulaire l'affecte automatiquement à toute personne qui le soumet.
- Un formulaire l'affecte automatiquement à certaines personnes, selon leur réponse à une question précise.
- Vous l'affectez vous-même après avoir révisé une soumission de formulaire.
- Vous l'affectez depuis un menu d'actions ailleurs dans Vome, le plus souvent depuis la base de données.
- Une autre séquence l'affecte lorsqu'une personne termine celle-là.
Chacune est détaillée plus bas. Elles peuvent toutes servir en même temps, sur des formulaires et des séquences différents.
2. Comment un formulaire affecte-t-il une séquence automatiquement ?
Il existe un seul lien entre un formulaire et une séquence, et deux endroits pour le créer. Configurez-le là où vous êtes déjà, et l'autre côté affichera le résultat.
Depuis la séquence. Ouvrez la séquence, allez dans Paramètres et automatisations, activez Affecter automatiquement cette séquence via un formulaire, puis choisissez vos Formulaires liés. Toute personne qui soumet un de ces formulaires est affectée à cette séquence.
Depuis le formulaire. Ouvrez le créateur de formulaire, allez dans ses paramètres, activez Auto-affecter des séquences, puis sélectionnez dans la liste des séquences. Toute personne qui soumet ce formulaire est affectée aux séquences choisies.
C'est le chemin le plus rapide entre la candidature et l'intégration. Personne n'attend après un admin, et la personne se retrouve à sa première étape quelques secondes après avoir soumis.
Le conseil que Vome affiche juste à côté de l'interrupteur mérite d'être répété : l'auto-affectation n'est recommandée que si vous n'avez pas l'intention de vérifier les soumissions avant d'intégrer quelqu'un. Si vous voulez lire une candidature d'abord, passez plutôt à la question 4.
Un point qui surprend souvent : le flux de recrutement d'une opportunité n'affecte pas de séquence par lui-même. Il décide quel formulaire le candidat remplit, et c'est ce formulaire qui porte l'automatisation. Placez donc l'automatisation sur le formulaire vers lequel votre flux pointe. Plus de détails dans Que sont les flux de recrutement sur Vome ?
3. Comment affecter une séquence à une partie seulement des personnes qui soumettent ?
Utilisez une automatisation au niveau de la question. Plutôt que le formulaire entier affecte une séquence, c'est une seule réponse qui le fait.
Ouvrez le créateur de formulaire, ouvrez la question, puis allez dans Automatisations au niveau de la question. Ajoutez une automatisation, réglez Lorsqu'un utilisateur répond avec : sur les réponses qui doivent la déclencher, choisissez Auto-affecter des séquences comme type, et sélectionnez les séquences.
Usages typiques :
- « Pour quel programme posez-vous votre candidature ? » envoie chaque réponse vers la séquence d'intégration propre à ce programme.
- « Avez-vous 18 ans ou plus ? » envoie les adultes sur un parcours et les mineurs sur un autre, qui comprend une étape de consentement parental.
- « Détenez-vous déjà une certification valide ? » n'envoie dans la séquence de formation que les personnes qui répondent non.
Une question peut porter plusieurs automatisations, et une seule automatisation peut faire plus qu'affecter une séquence. Le même panneau affecte aussi des opportunités, des tags de profil et des sites, avise les admins ou l'utilisateur, et définit le statut de la soumission. Tout ce que vous y construisez apparaît sous Automatisations créées par l'admin, séparément des interrupteurs clés en main fournis par Vome.
4. Comment affecter une séquence après avoir lu la candidature de quelqu'un ?
C'est le chemin que la plupart des organisations veulent vraiment, parce qu'il place une décision humaine entre la candidature et l'intégration.
Ouvrez Formulaires, ouvrez le formulaire, puis ouvrez la soumission. Lisez les réponses. S'il s'agit de quelqu'un que vous voulez faire avancer, ouvrez le menu d'actions de la soumission et, sous Affecter, choisissez Affecter des séquences. Choisissez la séquence et enregistrez.
Deux choses à savoir :
- Vous n'avez pas à l'ajouter d'abord à votre base de données. Affecter des séquences fonctionne sur une soumission, que la personne existe déjà comme profil ou non. La pratique habituelle est d'ajouter les gens à la base de données à la fin de la séquence plutôt qu'au moment de la candidature, pour que votre base de données reste la liste des personnes qui ont réellement complété votre processus.
- Le même menu fait le reste de la configuration. Affecter des opportunités, Affecter des quarts, les tags de profil et les sites se trouvent juste à côté, si bien qu'un seul passage dans une soumission peut tout mettre en place.
5. Comment affecter une séquence à quelqu'un qui est déjà dans ma base de données ?
Depuis la base de données, là où se font la plupart des affectations qui ne sont pas parties d'un formulaire.
Ouvrez le profil et utilisez ses actions, ou sélectionnez une ou plusieurs lignes et utilisez Effectuer plusieurs actions, puis Affecter des séquences. Tout profil actif peut être placé dans n'importe quelle séquence publiée, à n'importe quel moment de son parcours chez vous.
La même action Affecter des séquences se retrouve à beaucoup d'autres endroits, et elle s'y comporte de façon identique :
- Dans la séquence elle-même, où vous choisissez des profils au lieu de choisir des séquences.
- La liste des utilisateurs d'une opportunité.
- Les membres ou les invités d'un groupe, pour faire passer tout un groupe par le même processus d'un coup.
- Les listes de rapports, dont la complétion de séquences, les réponses aux questionnaires, les dates de téléversement de fichiers, les informations médicales, les contacts d'urgence, les participants et les heures, et les réservations.
- Le tableau de bord des cours.
- L'importateur de profils, où Affecter des séquences fait partie des actions appliquées à tout le monde dans le fichier au moment de l'importation.
Peu importe d'où vous affectez, vous pouvez cocher Notifier les utilisateurs de cette affectation de séquence et ajouter un message facultatif. Laissez la case décochée et les gens sont inscrits sans courriel. Une séquence réglée pour n'être visible qu'aux admins n'avise personne dans un cas comme dans l'autre.
6. Une séquence peut-elle mener à une autre ?
Oui. Dans Paramètres et automatisations de la séquence, Auto-affecter des séquences inscrit la personne aux séquences que vous choisissez dès que son profil est marqué comme fini. C'est ainsi que l'intégration générale s'enchaîne vers une formation propre à un rôle sans que personne n'affecte quoi que ce soit à la main.
Le même écran peut aussi l'approuver sur des opportunités, l'ajouter à votre base de données, et appliquer des tags de profil et des sites au même moment. Le détail complet se trouve dans Que sont les automatisations de séquence et comment les utiliser ?
7. Une séquence doit-elle porter sur l'intégration ?
Non. Une séquence est un processus, et l'intégration n'en est que l'usage le plus courant.
N'importe quel utilisateur peut être affecté à n'importe quelle séquence à n'importe quel moment, qu'il vous ait rejoint la semaine dernière ou il y a cinq ans. On bâtit des séquences pour :
- l'intégration initiale, le cas classique
- l'intégration à une opportunité ou à un programme précis, par-dessus ce que la personne avait déjà complété en arrivant
- rendre quelqu'un admissible à quelque chose de nouveau : une certification, un site, ou un rôle assorti d'exigences supplémentaires
- les renouvellements, quand un document, une vérification ou une accréditation expire
- les listes de contrôle internes que votre équipe suit et que la personne ne voit jamais
Comme une même personne peut se trouver dans plusieurs séquences à la fois, et comme une exigence partagée n'est complétée qu'une seule fois peu importe le nombre de séquences où elle apparaît, placer un utilisateur de longue date dans une nouvelle séquence est normal et non un contournement.
8. Pourquoi n'arrive-t-on pas à affecter la séquence voulue ?
Trois raisons habituelles :
- La séquence n'est pas publiée. Seules les séquences publiées apparaissent dans les sélecteurs.
- La personne l'a déjà franchie. Personne ne refait la même séquence depuis le début. Ramenez plutôt la personne à une étape antérieure, ou copiez la séquence et affectez la copie.
- Votre rôle d'admin ne la couvre pas. La liste est filtrée selon les séquences auxquelles votre rôle a accès.
Résumé
- Auto-affectez depuis le formulaire quand vous ne faites pas de sélection. Configurez-le depuis le formulaire ou depuis la séquence, les deux écrivent le même lien.
- Auto-affectez depuis la réponse à une question quand des candidats différents ont besoin de séquences différentes.
- Affectez depuis la soumission quand vous voulez lire la candidature d'abord. C'est le choix le plus courant.
- Affectez depuis la base de données, un groupe, un rapport, une opportunité ou une importation pour toute personne qui n'est pas arrivée par un formulaire.
- Enchaînez les séquences avec Auto-affecter des séquences à la fin.
- Une séquence est n'importe quel processus, pas seulement l'intégration, et tout utilisateur peut en commencer une à tout moment.