Comment créer un seul formulaire qui recrute et planifie en même temps ?

Comment créer un seul formulaire qui recrute et planifie en même temps ?

Aperçu

Certaines inscriptions n’ont besoin d’aucune sélection. Une porte ouverte, une collecte de fonds, un nettoyage de parc, un événement communautaire ponctuel. Vous voulez que les gens se présentent, toute personne qui vient vous convient, et l’obliger à postuler, à attendre une approbation, puis à revenir réserver une place, c’est trois étapes de trop.

Vome peut ramener le tout à un seul formulaire et un seul lien. Le formulaire pose vos questions et porte un calendrier de quarts en direct : la personne arrive, répond, choisit le quart qu’elle veut, soumet, et sa place est confirmée. Cet article s’adresse aux administrateurs qui bâtissent ce genre d’inscription, et à ceux qui veulent la même forme en y remettant un ou deux points de contrôle.

Info
Forfait requis : les quarts, l’horaire et la section Calendrier de quarts sur un formulaire exigent Vome Pro ou supérieur. Les formulaires eux-mêmes sont offerts sur tous les forfaits.

1. Qu’est-ce que l’inscription tout-en-un ?

Un seul formulaire qui fait deux métiers.

Un formulaire ordinaire recueille des réponses. Un formulaire portant une section Calendrier de quarts affiche en plus les quarts publiés des opportunités que vous lui désignez, et permet à la personne d’en réserver un dans la même soumission. Elle arrive, répond, réserve, et c’est terminé, en une seule séance sur une seule page.

Ce qui rend cela possible mérite d’être dit clairement. Partout ailleurs dans Vome, les gens ne voient que les quarts des opportunités pour lesquelles ils sont déjà approuvés. Sur un formulaire, l’accès vient du formulaire lui-même : le calendrier fonctionne donc quel que soit le statut d’approbation de la personne, y compris pour quelqu’un qui n’avait jamais entendu parler de vous avant aujourd’hui.

2. Dans quel ordre faut-il bâtir tout cela ?

Les opportunités et les quarts d’abord. Le formulaire en dernier.

Le calendrier sur le formulaire ne crée rien. Il affiche ce qui existe déjà, donc tant que l’horaire n’est pas bâti, il n’a rien à montrer et vous n’avez rien à sélectionner. Bâtissez dans cet ordre :

  1. Une catégorie. Si votre travail est événementiel, appelez-la Événements.
  2. Une opportunité à l’intérieur, pour l’événement ou la tâche à laquelle les gens s’inscrivent.
  3. Vos quarts dans cette opportunité, chacun avec sa date, son heure de début et de fin, et son nombre de places. Quand les tâches diffèrent, donnez à chaque quart un titre de quart qui nomme la tâche, par exemple Accueil, Service au bar ou Équipe de montage.
  4. Un formulaire portant vos questions ainsi qu’une section Calendrier de quarts pointée vers cette opportunité.

Si vous commencez par le formulaire, vous arriverez à l’étape du calendrier avec une liste vide et rien à choisir, et il faudra y revenir de toute façon.

3. Comment ajouter le calendrier de quarts à un formulaire ?

C’est un champ que vous activez, puis que vous remplissez.

  1. Dans la navigation de gauche, allez dans Formulaires.
  2. Cliquez sur + Nouveau formulaire, remplissez les détails du formulaire, puis cliquez sur Suivant.
  3. Dans la barre d’outils des champs, trouvez Calendrier de quarts et activez-le.
  4. Cliquez sur Sélectionner des opportunités.
  5. Dans la fenêtre, choisissez les opportunités qui doivent remplir le calendrier. En sélectionner une y verse tous ses quarts publiés à venir : vous n’ajoutez donc jamais les quarts un par un, et ceux que vous publierez plus tard apparaîtront d’eux-mêmes sur le formulaire.
  6. Ajoutez le reste de vos questions, puis publiez le formulaire.

Une précision sur les quarts qui s’affichent. Tous les quarts à venir d’une opportunité sélectionnée sont montrés, avec une exception : un quart portant une restriction de réservation avancée ne reste visible qu’aux personnes admissibles. C’est voulu, et c’est ainsi qu’une tâche réservée le demeure même sur un formulaire public.

4. Où se trouvent l’approbation automatique et la réservation instantanée ?

Dans cette même fenêtre, sur chaque opportunité sélectionnée.

Dès qu’une opportunité figure dans la liste des sélections, elle porte deux interrupteurs :

  • Auto-approuver l’opportunité. Approuve la personne pour l’opportunité derrière le quart qu’elle a réservé, au moment où elle soumet.
  • Réservation instantanée. Décide si la place qu’elle a choisie lui appartient, ou s’il s’agit d’une demande.

Un contrôle principal se trouve aussi en haut de la liste : il applique l’un ou l’autre interrupteur à toutes les opportunités ajoutées d’un coup. Servez-vous-en quand vous bâtissez une inscription événementielle simple et voulez le même comportement partout, et réglez-les opportunité par opportunité quand ils doivent différer.

Le même réglage d’approbation automatique est aussi accessible depuis l’opportunité elle-même. Sur une opportunité dotée d’un flux de recrutement, il s’appelle Auto-approuver via formulaire lié, et sur une opportunité sans flux, Auto-approuver l’opportunité. C’est le même réglage sous les deux étiquettes.

5. Comment les deux réglages fonctionnent-ils ensemble ?

Ce sont deux points de contrôle successifs, et ils ne filtrent pas la même chose.

L’approbation automatique est le point de contrôle au niveau de l’opportunité. C’est l’approbation pour une opportunité qui donne un sens à une réservation. Sans elle, soumettre le formulaire laisse la personne en attente de vous avant que le quart choisi ne compte pour quoi que ce soit.

La réservation instantanée est le point de contrôle au niveau du quart. Activée, la réservation est confirmée au moment où elle est faite et le nombre de places restantes diminue immédiatement. Désactivée, réserver envoie une demande au coordonnateur du quart, et la place est retenue en attente entre-temps, donc elle ne peut pas lui être ravie.

Avec les deux activés, une personne passe d’inconnue à confirmée sur un quart sans qu’aucun administrateur ne touche à rien. C’est l’inscription tout-en-un, et pour un événement ouvert, c’est habituellement exactement ce qu’il faut.

6. Et si je veux quand même faire une sélection ?

Désactivez l’un des deux, ou les deux. C’est à cela qu’ils servent, et ces deux interrupteurs vous donnent quatre positions honnêtes.

  • Approbation automatique activée, réservation instantanée activée. Aucun point de contrôle. L’inscription événementielle ouverte autour de laquelle cet article est bâti.
  • Approbation automatique désactivée, réservation instantanée activée. À utiliser quand vous n’êtes pas sûr que la personne soit admissible à l’événement au départ. Rien n’est confirmé tant que vous ne l’avez pas approuvée, et le jugement que vous portez concerne la personne, pas le quart.
  • Approbation automatique activée, réservation instantanée désactivée. À utiliser quand vous êtes convaincu que quiconque s’inscrit est admissible, mais que vous voulez votre mot à dire sur le quart lui-même. La personne est approuvée pour l’opportunité à la soumission, et son quart arrive comme une demande chez le coordonnateur. C’est l’option à choisir quand les places sont rares, ou quand vous équilibrez une liste à la main.
  • Les deux désactivés. Contrôle complet aux deux niveaux. Vous approuvez la personne pour l’opportunité, puis vous approuvez le quart.

La seule chose à ne pas faire est de tout laisser désactivé par prudence générale. Chaque réservation devient alors une tâche sur le bureau de quelqu’un, et pour un événement de deux cents inscriptions, c’est du travail que vous vous donnez sans rien y gagner.

7. Que voit la personne ?

Un formulaire avec un calendrier dessus.

Elle atteint le formulaire depuis la page de votre organisation ou par un lien direct que vous partagez. Elle répond à vos questions et, dans la section des quarts, elle voit les quarts disponibles avec leurs dates, leurs heures et leurs places restantes, puis choisit ceux qu’elle veut. Soumettre le formulaire envoie ses réponses et ses choix de quarts ensemble.

La suite dépend des deux interrupteurs. Avec les deux activés, elle est confirmée immédiatement et le quart apparaît à son propre horaire. Avec l’un des deux désactivé, on lui indique que sa demande a été reçue, et elle est notifiée quand vous l’approuvez ou la refusez.

8. Que vois-je comme administrateur ?

La soumission, avec la réservation attachée.

Les soumissions arrivent dans la liste des soumissions du formulaire comme n’importe quelle autre. Une soumission faite par le calendrier porte deux informations de plus, Opportunités demandées (Calendrier de quarts) et Quarts demandés (Calendrier de quarts), ce qui vous permet de voir ce que la personne a demandé sans quitter la soumission.

Là où un point de contrôle est encore en jeu, c’est de là que vous le levez. Ce qui est déjà confirmé apparaît simplement à votre horaire à côté de toutes les autres réservations, avec la présence suivie de la même façon.

9. Y a-t-il autre chose à activer ?

Un réglage : l’auto-ajout à la base de données.

Par défaut, c’est un administrateur qui décide si une personne ayant soumis un formulaire rejoint votre base de données. Sans sélection en travers du chemin, toute personne qui s’inscrit a sa place sur votre liste : activer Auto-ajout à la base de données dans les réglages du formulaire vous évite donc de vider une file qui n’était pas vraiment une décision. Si vous avez un processus de sélection ou une séquence d’intégration, laissez-le désactivé, car cette file est justement la sélection.

10. Qu’est-ce que je partage au juste ?

Un seul lien.

Le lien du formulaire constitue toute votre présence publique pour cet événement. Mettez-le sur votre site Web, dans un courriel, sur une affiche derrière un code QR. Il n’y a aucune page de destination à entretenir, aucun répertoire à organiser et aucune file d’approbation à surveiller, car les réglages ci-dessus vous ont volontairement retiré de la boucle.

Rien de tout cela ne vous enferme. Ajoutez une question de sélection plus tard, désactivez l’approbation automatique pour une opportunité, ou bâtissez un vrai flux de recrutement quand vous dépasserez le formulaire unique. La structure en dessous est la même que celle de toute configuration plus grande.

Résumé

  • Une section Calendrier de quarts sur un formulaire affiche les quarts publiés et permet d’en réserver un dans la même soumission, quel que soit le statut d’approbation de la personne.
  • Bâtissez la catégorie, l’opportunité et les quarts avant le formulaire. Le calendrier n’affiche que ce qui existe déjà.
  • Ajoutez le calendrier depuis la barre d’outils des champs du formulaire, puis cliquez sur Sélectionner des opportunités pour le remplir. Tous les quarts à venir d’une opportunité sélectionnée apparaissent, sauf ceux qui portent une restriction de réservation avancée.
  • Auto-approuver l’opportunité est le point de contrôle au niveau de la personne. La réservation instantanée est le point de contrôle au niveau du quart. Les deux interrupteurs se trouvent sur chaque opportunité dans cette fenêtre, avec un contrôle principal pour les régler tous d’un coup.
  • Les deux activés donnent une inscription événementielle sans intervention. Désactivez l’approbation automatique quand vous hésitez sur la personne, la réservation instantanée quand vous hésitez sur le quart, et les deux quand vous voulez juger l’un puis l’autre.
  • N’activez l’Auto-ajout à la base de données que là où il n’y a vraiment aucune étape de sélection.
  • Ensuite, partagez le lien unique du formulaire. C’est toute la surface publique.

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