Comment fonctionnent les paramètres de rôle d'administrateur « coordinateur ou observateur » ?

Comment fonctionnent les paramètres de rôle d'administrateur « coordinateur ou observateur » ?

Info
Ces paramètres s'appliquent uniquement aux rôles d'administrateur personnalisés. Ils sont disponibles avec les forfaits Enterprise et Ultimate, où le titulaire du compte peut créer des rôles d'administrateur afin de limiter l'accès et de définir les autorisations des autres utilisateurs administrateurs.

Lorsque vous créez un rôle d'administrateur personnalisé, vous pouvez restreindre les Formulaires, les Séquences et les Opportunités qu'un administrateur voit dans chaque liste, par exemple en le limitant à un ensemble précis d'éléments ou aux éléments liés aux sites qui lui sont attribués. Indépendamment de ces listes, un administrateur peut aussi être désigné comme coordinateur ou observateur d'un formulaire, d'une séquence, d'une opportunité ou d'un quart de travail.

Les paramètres « coordinateur ou observateur » permettent à un administrateur restreint de continuer à voir les éléments précis qu'il coordonne ou observe personnellement, même lorsque ces éléments se trouvent en dehors de sa portée d'accès habituelle.

1. Que font ces paramètres ?

Chaque paramètre est une case à cocher unique sur le rôle d'administrateur. Lorsque la case est cochée, les éléments dont l'administrateur est désigné comme coordinateur ou observateur sont ajoutés à sa liste, en plus de ce que la portée d'accès du rôle accorde déjà.

Il y a une case à cocher par module :
  1. Inclure les formulaires dont l'administrateur est désigné comme coordinateur ou observateur (dans la section Formulaires).
  2. Inclure les séquences dont l'administrateur est désigné comme coordinateur ou observateur (dans la section Séquences).
  3. Inclure les opportunités dont l'administrateur est désigné comme coordinateur ou observateur (dans la section Opportunités). Celle-ci couvre aussi les quarts de travail.
Chaque case est cochée par défaut.

2. Où les trouver ?

Les paramètres se trouvent dans l'éditeur de rôle d'administrateur (Créer ou Modifier un rôle). Ouvrez la section Formulaires, Séquences ou Opportunités, et la case à cocher apparaît directement sous le sélecteur d'accès principal du module (« Sélectionnez l'option qui s'applique à ce rôle d'administrateur »), au-dessus des commandes d'action et d'accès aux profils.

3. Quand la case à cocher apparaît-elle ?

Une case à cocher s'affiche uniquement lorsque l'accès au module est restreint d'une manière ou d'une autre, c'est-à-dire qu'il est défini sur des éléments précis (« certains formulaires », « certaines séquences » ou « certaines opportunités »), sur des sites, ou sur aucun accès.

La case à cocher n'est pas affichée lorsque le module est réglé sur « tous », car l'administrateur peut déjà voir chaque élément ; le paramètre n'aurait donc aucun effet.

4. Que se passe-t-il selon que la case est cochée ou décochée ?

  1. Cochée : les formulaires, séquences ou opportunités que l'administrateur coordonne ou observe apparaissent dans sa liste, même si ces éléments se trouvent en dehors des sites qui lui sont attribués ou ne font pas partie des éléments sélectionnés pour le rôle.
  2. Décochée : la liste n'affiche que ce que la portée d'accès accorde. Les éléments coordonnés ou observés qui se trouvent en dehors de cette portée ne sont pas ajoutés.
Décocher une case ne retire jamais un élément que la portée d'accès accorde déjà. Cela retire uniquement les éléments coordonnés ou observés qui se trouvent en dehors de cette portée.

5. Comment le paramètre Opportunités gère-t-il les quarts de travail ?

La case Opportunités fait apparaître une opportunité dans deux cas :
  1. L'administrateur est désigné comme coordinateur ou observateur de l'opportunité elle-même.
  2. L'administrateur est désigné comme coordinateur ou observateur de n'importe quel quart de travail appartenant à cette opportunité.
Dans les deux cas, l'opportunité apparaît dans la liste des opportunités et dans l'horaire de l'administrateur.

6. Cela change-t-il ce qu'un administrateur peut faire une fois qu'il accède à un élément ?

Non. Ces paramètres contrôlent uniquement si un élément apparaît dans une liste. Ils n'accordent aucune action supplémentaire sur ces éléments au-delà de ce que le rôle permet déjà, et ils ne modifient pas qui peut être désigné comme coordinateur ou observateur.

7. Bon à savoir

  1. Les paramètres concernent uniquement les rôles d'administrateur personnalisés. Les administrateurs qui ne sont pas associés à un rôle personnalisé ne sont pas restreints et voient déjà tous les éléments.
  2. Si vous redéfinissez l'accès d'un module sur « tous », la case à cocher n'est plus affichée, car elle n'a aucun effet en accès complet.
  3. Ces paramètres sont distincts de l'option de l'horaire « voir tous les quarts de travail » par rapport à « voir uniquement les quarts de travail en tant que coordinateur attribué », ainsi que des commandes de notification et de visibilité par profil. Celles-ci continuent de fonctionner comme avant.
Idea
Laissez ces cases cochées si vous souhaitez qu'un administrateur restreint voie toujours les éléments qu'il coordonne ou observe personnellement. Décochez-les si vous voulez que les listes de l'administrateur restent strictement limitées à la portée d'accès que vous avez définie.