Comment Vome simplifie-t-il le recrutement grâce à l'automatisation ?
Aperçu
Vome peut vous retirer les étapes répétitives du recrutement. Les automatisations se déclenchent à trois moments :
- Quand un formulaire est soumis.
- Quand une réponse précise de ce formulaire remplit une condition que vous avez définie.
- Quand une personne termine une séquence.
Combinées, elles permettent à une personne de postuler, d'être étiquetée, d'être affectée à la bonne opportunité et d'être inscrite à l'intégration sans qu'un administrateur intervienne.
1. Que peut-il se passer à la soumission d'un formulaire ?
Ces actions s'appliquent à chaque soumission, quelles que soient les réponses :
- Auto-affecter des opportunités. La personne est approuvée pour les opportunités que vous choisissez.
- Auto-affecter des tags de profil. Utiles ensuite pour filtrer et pour restreindre les réservations de quarts.
- Auto-affecter des séquences. La personne entre directement dans l'intégration.
- Notifier des admins. Pour que quelqu'un sache qu'une soumission est arrivée.
- Un courriel personnalisé à la personne, pour lui expliquer la suite.
2. Que peut-il se passer selon une réponse précise ?
C'est la couche la plus fine, et celle que les organisations exploitent le moins. Vous rattachez une condition à une seule question, et l'automatisation ne se déclenche que si la réponse correspond.
Conditions disponibles sur une réponse :
- est exactement ou n'est pas
- contient le texte ou ne contient pas le texte, repéré n'importe où dans la réponse et sans tenir compte de la casse
- est supérieur à ou est inférieur à, pour les questions numériques
- a une valeur quelconque, c'est-à-dire que la personne a répondu
Quand la condition est remplie, vous pouvez auto-affecter des opportunités ou des tags de profil, notifier des admins par courriel personnalisé, ou écrire à la personne qui a soumis le formulaire.
Un exemple concret : posez la question « Détenez-vous un permis de conduire valide ? » et, lorsque la réponse est exactement Oui, appliquez un tag de profil Conducteur. Vous restreignez ensuite vos quarts de livraison à ce tag, et seules les bonnes personnes peuvent les réserver. Aucune vérification manuelle entre les deux.
Les courriels de ces automatisations peuvent insérer la question, la réponse, le titre du formulaire et la date de soumission, ce qui donne un message qui semble rédigé à la main.
3. Que peut-il se passer pendant l'intégration ?
Les séquences portent leurs propres automatisations à mesure que les gens avancent, et terminer une séquence entière peut auto-affecter une opportunité.
C'est l'aboutissement naturel de la chaîne : une personne termine sa formation et se voit approuvée pour le travail auquel cette formation la qualifie, sans attendre un administrateur.
4. Deux réglages qui se ressemblent sans être pareils
Ce point provoque une vraie confusion, il vaut la peine d'être lu attentivement :
- Auto-affecter des opportunités (sur le formulaire) approuve toutes les opportunités que vous avez sélectionnées, dès la soumission du formulaire, peu importe la réponse donnée et ce qui a été réservé.
- Auto-approbation de l'opportunité (sur le calendrier de quarts) se règle par opportunité et n'approuve que l'opportunité rattachée à un quart réellement réservé. Elle ne couvre jamais les opportunités ignorées.
Si vous voulez n'approuver les gens que pour ce à quoi ils se sont inscrits, c'est le réglage du calendrier qu'il faut. Si vous voulez approuver toute personne qui postule pour un ensemble fixe, utilisez l'automatisation du formulaire.
5. Quand faut-il éviter l'auto-affectation ?
La recommandation de Vome est claire : l'auto-affectation d'opportunités n'est conseillée que si vous ne faites pas de sélection au niveau de l'opportunité.
S'il existe des exigences derrière une opportunité, par exemple une séquence comportant une décharge, une formation ou une vérification d'antécédents, l'auto-affectation fait passer les gens par-dessus tout cela. Servez-vous plutôt des tags et des séquences pour les y amener, et gardez l'approbation finale manuelle.
6. D'où partent les courriels automatisés ?
Du serveur de courriel de Vome ou d'une boîte de réception connectée, pour que les réponses arrivent chez une vraie personne. Vous pouvez mettre d'autres adresses en copie et inclure les coordonnateurs ou les observateurs du formulaire.
Tout ce qui part ainsi est répertorié sous Courriels et Automatisations de formulaire, l'endroit à consulter quand quelqu'un dit n'avoir rien reçu.
Résumé
- Les automatisations se déclenchent à la soumission, sur une réponse correspondante, et à la fin d'une séquence.
- Elles peuvent affecter des opportunités, appliquer des tags de profil, inscrire à des séquences et envoyer des courriels.
- Les conditions sur une réponse couvrent l'égalité exacte, le contenu textuel, la comparaison numérique et la présence d'une valeur.
- L'auto-affectation approuve tout ce que vous avez choisi ; l'auto-approbation du calendrier ne couvre que les quarts réellement réservés.
- N'auto-affectez pas les opportunités qui comportent des exigences à remplir d'abord.
- Les courriels automatisés sont consignés sous Courriels et Automatisations de formulaire.