Que sont les paramètres des séries de quarts d'une opportunité ?
Aperçu
Créer une série de quarts décide de la façon dont les quarts sont produits. Ces paramètres décident de la façon dont les gens interagissent avec la série une fois qu'elle existe : peuvent-ils s'y inscrire comme à un engagement unique, peuvent-ils s'en retirer, quand leur engagement commence, et combien de temps il doit durer.
Il y en a six. Cet article s'adresse aux administrateurs, et les quarts exigent Vome Pro ou supérieur.
1. Où les trouver
Ils se trouvent sous Paramètres de série de quarts sur l'opportunité, avec ses autres paramètres d'horaire.
Deux autres endroits méritent d'être connus :
- Les paramètres d'horaire groupés les appliquent à plusieurs opportunités d'un coup, ce qui permet de déployer une politique sans ouvrir chaque opportunité.
- Le rapport des paramètres d'horaire les affiche par opportunité, pour voir d'un coup d'œil lesquelles permettent l'inscription à une série et lesquelles non.
Quand vous créez une série sur une opportunité qui a déjà des paramètres configurés, Vome vous invite à les revoir plutôt que de vous laisser bâtir sur des suppositions.
2. Politique de réservation
Elle décide si les gens peuvent réserver une série comme un seul engagement plutôt qu'un quart à la fois. Quatre options :
- Désactivée (par défaut). Les gens réservent chaque quart individuellement. La série existe et continue de générer des quarts, mais personne ne se voit offrir de s'inscrire à tout l'horaire.
- Adhésion facultative. Les gens peuvent réserver un seul quart ou s'inscrire à toute la série. L'option la plus souple, et le bon point de départ pour la plupart des opportunités.
- Obligatoire. Tout quart appartenant à une série doit être réservé comme série entière. À utiliser quand une présence partielle vide l'activité de son sens : un jumelage de mentorat, une cohorte de formation.
- Administrateurs seulement. Les quarts de série sont cachés aux gens et c'est vous qui les affectez. Le bon choix quand vous répartissez un roulement plutôt que de laisser choisir.
Retenez que l'option désactivée est celle par défaut : transformer un lot de quarts en série ne permet donc à personne de s'y inscrire. Si vous avez créé une série justement pour que les gens s'engagent sur l'ensemble, c'est ce paramètre qu'il faut changer.
3. Politique d'annulation
Une fois inscrite à une série, une personne peut-elle s'en retirer seule ? Trois options :
- Désactivée (par défaut). Elle doit communiquer avec un administrateur pour être retirée.
- Retrait en tout temps. Elle peut partir quand elle le veut.
- Respecter la fenêtre d'annulation. Elle peut partir, mais tout quart déjà à l'intérieur de la fenêtre d'annulation de l'opportunité reste à son horaire et sa présence est toujours attendue.
C'est l'option du milieu qui mérite le plus de réflexion. Laisser le réglage désactivé fait de chaque départ un message à traiter, et le résultat concret est que des gens qui ont discrètement cessé de venir occupent encore des places à votre horaire. Respecter la fenêtre d'annulation donne généralement le bon équilibre : chacun gère son engagement, mais personne ne lâche le quart de demain à la dernière minute.
4. Laisser les utilisateurs choisir leur date de début
Quand c'est activé, la personne qui s'inscrit choisit quand son engagement récurrent commence. Sinon, l'engagement commence immédiatement.
Activez-le pour tout ce qu'une personne pourrait raisonnablement vouloir commencer le mois prochain plutôt que cette semaine. Laissez-le désactivé quand l'objectif est de remplir l'horaire tout de suite.
5. Durée d'engagement
Trois paramètres liés contrôlent la durée d'un engagement.
- Engagement minimum. Le plus court engagement possible. C'est ainsi qu'on évite qu'un programme de douze semaines attire des gens qui comptent venir deux fois.
- Engagement maximum. Le plus long qu'ils puissent prendre.
- Exiger un engagement sans date de fin. Oblige les engagements à n'avoir aucune date de fin. Les gens restent à l'horaire jusqu'à ce qu'ils partent ou que vous les retiriez.
Quand ces valeurs sont définies, la personne qui s'inscrit voit le choix posé ainsi : pour une durée déterminée, ou indéfiniment, dans les limites que vous autorisez.
6. Attention : sans date de fin et un maximum sont incompatibles
Ces deux réglages se contredisent, et Vome refuse d'enregistrer la combinaison. Vous verrez : « Un engagement maximum ne peut pas être défini lorsqu'un engagement sans date de fin est exigé. »
C'est logique une fois dit à voix haute, puisqu'un maximum est une date de fin et que « sans date de fin » veut dire aucune. Mieux vaut le savoir d'avance : la contradiction surgit d'habitude au milieu d'une configuration, sans qu'on comprenne pourquoi l'enregistrement échoue. Tranchez ce que vous voulez vraiment : un plafond, ou aucune fin.
7. Ce que voit la personne qui s'inscrit
Vos réglages façonnent l'écran d'inscription, donc il vaut la peine d'imaginer ce que vous avez construit.
Le quart indique qu'il fait partie d'un horaire récurrent, avec une action S'inscrire à l'horaire récurrent. Selon vos réglages, l'écran peut comporter un sélecteur de date de début, un choix de durée d'engagement, une mention que l'engagement est sans date de fin, et une phrase claire sur le retrait : qu'on peut partir en tout temps, que les quarts dans la fenêtre d'annulation restent au calendrier, ou qu'il faut communiquer avec le coordonnateur.
L'inscription réserve tous les quarts à venir de la série, plus chaque nouveau quart ajouté ensuite. On ne peut pas choisir seulement certaines occurrences. Si vous voulez aussi permettre la réservation à l'unité, c'est à cela que sert l'adhésion facultative.
8. Interaction avec la demande de réservation
Si l'opportunité fonctionne par demande de réservation, l'inscription à une série est soumise pour approbation comme toute autre réservation, et un administrateur doit l'approuver avant que la personne soit ajoutée aux quarts.
À soupeser : une seule demande d'inscription engage la personne pour toutes les occurrences à venir, donc elle pèse plus lourd qu'une demande pour un quart unique. Sur une opportunité à réservation instantanée, la personne est ajoutée tout de suite.
Résumé
- Six paramètres, tous sur l'opportunité, valables pour chaque série qu'elle contient.
- Politique de réservation : désactivée (par défaut), adhésion facultative, obligatoire, administrateurs seulement. Désactivée veut dire que personne ne peut s'inscrire à la série.
- Politique d'annulation : désactivée (par défaut), retrait en tout temps, respecter la fenêtre d'annulation. La dernière donne généralement le bon équilibre.
- Laisser choisir la date de début, sinon l'engagement commence immédiatement.
- Engagement minimum et maximum, plus exiger un engagement sans date de fin.
- Sans date de fin et un maximum sont incompatibles : Vome refuse d'enregistrer.
- S'inscrire prend tous les quarts à venir et ceux qui suivront. Pas de sélection à la carte.
- Sur une opportunité à demande de réservation, les inscriptions exigent une approbation.
- Appliquez-les en lot sur plusieurs opportunités, et vérifiez-les dans le rapport des paramètres d'horaire.