Comment dois-je m'y prendre aux réservations de groupe?

Comment dois-je m'y prendre aux réservations de groupe?


Si vous avez besoin de toutes les infos sur les participants du groupelors de l'inscription initiale, procédez comme suit:


1. Sur votre navigation de gauche, rendez-vous auFormulairespage

2.Créer un nouveau formulaireet le titre (par ex. Formulaire de bénévolat de groupe)

3. Dans le champ de description du formulaire, incluez un lien vers un fichier Google Sheet ou OneDrive Excel (lecture uniquement), et demandez aux volontaires de remplir les informations de base du groupe dans le modèle de feuille de calcul que vous avez fourni
Vous pouvez utiliser le téléchargeable de Vomemodèleà partir de la base de données pour que vous puissiez facilement l'importer ultérieurement en toute simplicité ! Le modèle Excel "Participants du groupe & Info de contact" est joint dans cet article pour référence.


4. À l'étape 2, personnalisez le contenu du formulaire pour inclure tous les détails dont vous avez besoin à partir duChef de groupe(par ex. la personne qui organise le quart de travail du groupe et qui s'inscrira au nom du groupe), y compris les questions, les dossiers, la disponibilité, etc! Décidez si vous souhaitez remplir le formulaire avec un calendrier des postes afin que le chef de groupe puisse sélectionner des quarts de travail lors de la soumission de son inscription.

5. [Facultatif] À l'étape 3, choisissez avec quelles opportunités vous souhaitez remplir le calendrier des postes.
Cela inclura tous les quarts de travail pour les opportunités que vous liez au formulaire!

6. Le chef de groupe soumettra d'abord le "Formulaire bénévole de groupe" sur Vome, et enverra ensuite la feuille de calcul d'info de groupe remplie par e-mail à l'admin avec feuille de calcul ci-jointe qui comprend toutes les infos du groupe.

Vous pouvez également choisir de faire télécharger le chef de groupe télécharger la feuille de calcul sur sa réponse initiale de formulaire en créant une entrée dans leTélécharger des fichierssection du formulaire. Cependant, il s'agira d'un champ obligatoire et ne permettra pas au chef de groupe de soumettre le formulaire sans télécharger de document.
Exemple
Titre: Liste des participants de groupe & info
Description: Veuillez cliquer sur le lien dans la description pour télécharger le modèle de feuille de calcul et remplir toutes les informations demandées. Une fois que vous avez rempli les informations, enregistrez la feuille de calcul et téléchargez-la dans le champ ci-dessous!
Le bénévole joindra le dossier et vous obtiendrez toutes les informations du groupe


7. Dès réception de la feuille de calcul de l'info de groupe du chef de groupe, l'admin ira dans la Base de données et fera unImportation en vrac

a. Dans le processus Importation en masse, vous devriez attribuer une balise au groupe (p. ex. Société ABC) afin de trouver efficacement tous les participants du groupe dans votre base de données plus tard.

b. Vous devez également affecter tous les participants au groupe énumérés dans votre feuille de calcul) à une opportunité et/ou à un quart de travail. Si vous les attribuez directement à un quart de travail, il approuvera automatiquement la possibilité que se trouve le quart de travail.

c. Choisissez d'inviter des bénévoles à réclamer leurs profils. C'est une partie importante du processus et c'est fortement encouragé, mais pas requis!

8. Ça y est - le groupe est programmé et prêt à partir!

Si vous avez besoin de toutes les infos sur les participants du groupeaprès inscription initiale, procédez comme suit:

1. Sur votre navigation de gauche, rendez-vous auFormulairespage

2.Créer un nouveau formulaireet le titre (par ex. Formulaire de bénévolat de groupe)

3. À l'étape 2, personnalisez le contenu du formulaire pour inclure tous les détails dont vous avez besoin à partir duChef de groupe(par ex. la personne qui organise le quart de travail du groupe et qui s'inscrira au nom du groupe), y compris les questions, les dossiers, la disponibilité, etc! Décidez si vous souhaitez remplir le formulaire avec un calendrier des postes afin que le chef de groupe puisse sélectionner des quarts de travail lors de la soumission de son inscription.

5. [Facultatif] À l'étape 3, choisissez avec quelles opportunités vous souhaitez remplir le calendrier des postes.
Cela inclura tous les quarts de travail pour les opportunités que vous liez au formulaire!

6.Créer une nouvelle séquenceet le titre (par ex. Apport en groupe bénévole)
Lors de la personnalisation des étapes de séquence, vous pouvez sélectionner unForme & Renonciationcomme étape 1 :

Exemple
Titre: Liste des participants de groupe & info
Description: Veuillez télécharger le modèle de feuille de calcul et remplir toutes les informations demandées
Joindre le fichier: (Vous joindrez une feuille de calcul, et mieux encore, le modèle d'importation en masse Vome)
Vous pouvez toujours personnaliser plus d'étapes ou faire du Formulaire & Renonciation une étape différente de la séquence

7. LeChef de groupe(un individu) soumettra d'abord le "Formulaire de bénévolat de groupe" sur Vome, puis vous prendrez leAjouter à la base de donnéesaction sur leur réponse de forme

8. Depuis la base de données, vous les affecterez à la séquence "Volunteer Group Intake", où l'une des étapes sera les former pour télécharger la feuille de calcul "Participant du groupe & info".

9. Le chef de groupe remplira la feuille de calcul et la téléchargera pour terminer l'étape de la séquence.

10. Lors du téléchargement de la feuille de calcul du chef de groupe, l'administrateur téléchargera la feuille de calcul et ira dans la Base de données pour effectuer unImportation en vrac
a. Dans le processus Importation en masse, vous devriez attribuer une balise au groupe (p. ex. Société ABC) afin de trouver efficacement tous les participants du groupe dans votre base de données plus tard.

b. Vous devez également affecter tous les participants au groupe énumérés dans votre feuille de calcul) à une opportunité et/ou à un quart de travail. Si vous les attribuez directement à un quart de travail, il approuvera automatiquement la possibilité que se trouve le quart de travail.

c. Choisissez d'inviter des bénévoles à réclamer leurs profils. C'est une partie importante du processus et c'est fortement encouragé, mais pas requis!

11. Ça y est - le groupe est programmé et prêt à partir!