Comment fonctionnent les quarts sur Vome ?
Aperçu
Un quart est une date et une heure où le travail d'une opportunité a lieu, avec un nombre de places déterminé. C'est le quart que les gens réservent, auquel ils s'enregistrent et sur lequel leurs heures sont comptées.
Cet article explique comment les quarts sont bâtis : les quatre façons de les créer, pourquoi la série est le bon choix pour le travail récurrent, ce que fait chaque champ du générateur de quarts, et quand le titre du quart et une restriction de réservation comptent. Il s'adresse aux administrateurs. Si les opportunités sont nouvelles pour vous, commencez par Comment fonctionnent les Opportunités sur Vome ?
1. Qu'est-ce qu'un quart ?
Un quart, c'est une date, une plage horaire et un nombre de places, à l'intérieur d'une opportunité.
- Il appartient toujours à une seule opportunité. L'opportunité nomme le travail et porte les paramètres (réservation instantanée, annulations, enregistrement, réclamations d'heures). Le quart indique quand le travail a lieu et combien de personnes il faut. Ces paramètres d'opportunité, et les valeurs par défaut à vérifier avant de publier, sont expliqués dans Comment fonctionnent les Opportunités sur Vome ?
- Les places appartiennent au quart. Deux quarts d'une même opportunité peuvent demander un nombre de personnes différent.
- Seules les personnes affectées à l'opportunité peuvent voir et réserver ses quarts, à moins que vous ne restreigniez davantage un quart, ou que vous l'ouvriez à tous par un formulaire doté d'un calendrier de quarts.
2. Où créer des quarts ?
Dans l'horaire, cliquez sur Créer des quarts. Le bouton ouvre directement le générateur de quarts. La flèche à côté propose deux choix :
- Générer un nouveau lot, qui crée les quarts étape par étape dans le générateur.
- Importer des quarts, qui les crée à partir d'un fichier, une rangée par quart, avec au besoin un titre, une description et un lieu différents sur chaque rangée. Lisez Comment importer des quarts dans mon horaire ?
Vous pouvez aussi créer des quarts à l'étape Personnaliser pendant la création d'une opportunité, ou plus tard depuis l'horaire de l'opportunité.
3. Quelle option de date choisir ?
Le générateur en propose quatre. Les trois premières créent des quarts autonomes. La quatrième crée une série.
- Une date. Une seule journée. Pour un quart ponctuel.
- Plusieurs dates. Plusieurs jours précis choisis dans le calendrier, par exemple trois samedis qui ne sont pas espacés également.
- Plage de dates. Chaque jour de la semaine choisi entre une date de début et une date de fin. Chaque quart ainsi créé est indépendant : les modifications et les changements de participants ne se reportent pas sur les autres.
- Série. Des quarts récurrents bâtis à partir d'un modèle commun. La série reste reliée après la publication et se gère comme un tout.
La vraie différence se voit après la publication. Les quarts créés avec une date, plusieurs dates ou une plage de dates sont indépendants les uns des autres. Changer plus tard une heure, une description ou les participants veut dire modifier chaque quart, ou sélectionner ceux que vous voulez et les modifier ensemble. Une série garde le lien entre ses quarts.
4. Pourquoi la série est-elle le meilleur choix pour les quarts récurrents ?
Parce qu'elle fait tout ce que fait une plage de dates, tout en restant simple à gérer tant que le travail se répète.
- Modifiez une fois, à un seul endroit. Quand vous modifiez un quart d'une série, vous choisissez Ce quart uniquement, Ce quart et les quarts futurs ou Tous les quarts de la série. Un changement d'heure, de places ou de détails atteint tous les quarts choisis, sans les sélectionner un par un.
- Aucune date de fin nécessaire. Sans date de fin, la série continue de s'étendre d'elle-même. Cliquez sur Ajouter une date de fin pour l'arrêter à une date donnée.
- Les quarts ponctuels restent possibles. Les utilisateurs peuvent toujours réserver Seulement ce quart quand ils ne sont libres qu'à une date.
- Ou se joindre à l'ensemble. Avec Rejoindre l'horaire récurrent, un utilisateur s'engage pour tous les quarts à venir en une seule action, à partir de la date de début qu'il choisit si vous le permettez, et pour une durée minimale ou maximale que vous fixez.
- Les admins ont les mêmes choix. Quand vous ajoutez une personne à un quart d'une série, vous choisissez Ce quart uniquement, Ce quart et les quarts futurs, Tous les quarts de la série ou Pour une plage de dates : une personne peut ainsi couvrir une date, une saison ou tout l'horaire.
- Les personnes pré-affectées suivent. Toute personne pré-affectée dans le générateur est ajoutée aux nouveaux quarts à mesure que la série les génère.
Une règle à connaître : chaque combinaison de jour de la semaine et de plage horaire devient sa propre série. Les mardis matin et les jeudis soir d'un même lot forment deux séries, car s'engager pour les mardis n'est pas s'engager pour les jeudis.
La comparaison complète se trouve dans Plage de dates ou série ? Deux façons de créer des quarts récurrents.
5. À quoi sert chaque champ du générateur de quarts ?
Quand
- Charger un modèle de quart. Partez d'un ensemble de détails de quart enregistré au lieu de tout remplir de nouveau.
- Une date, Plusieurs dates, Plage de dates ou Série. Voir la question 3. Une série demande aussi à quelle fréquence elle se répète (chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois) et quels jours.
- Plages horaires. L'heure de début et de fin. Ajouter un créneau crée un quart distinct pour chaque plage à chaque date choisie, par exemple un quart de 9 h à 11 h et un autre de 13 h à 15 h.
- Max. # de places. Le nombre de personnes dont chaque quart a besoin.
Quoi
- Titre du quart. Facultatif. Nomme le rôle, la tâche, le poste, l'événement ou le groupe de ce quart. Voir la question 6.
- Description du quart. Des détails facultatifs propres à ce quart.
- Lieu. Reprend au départ le lieu de l'opportunité. Changez-le quand ce quart a lieu ailleurs.
- Tags de quart. Visibles par les admins seulement. Ils colorent les quarts semblables dans votre calendrier et apparaissent dans vos rapports Données par quart et Registre des réservations et heures.
- Entrées de quart supplémentaires. Ajoutez une autre entrée pour générer un second quart, avec son propre titre, sa description et son lieu, aux mêmes dates et plages horaires.
Qui
- Coordonnateurs. Vous, par défaut. Les coordonnateurs reçoivent les notifications du quart, et les participants peuvent les voir et les joindre.
- Observateurs. Aucun par défaut. Les observateurs reçoivent les mêmes notifications en coulisses. Les participants ne les voient pas.
- Pré-affecter des participants. Des personnes ajoutées à chaque quart du lot dès sa création, avec un message facultatif à leur intention.
- Gérer les restrictions avancées de réservation. Restreint qui peut réserver. Voir la question 7.
Ce que voient les utilisateurs, et ce qui entoure la réservation
- Paramètre de visibilité utilisateur. Décidez si et quand les utilisateurs voient le titre, la description et le lieu du quart, la Liste des participants et les Statuts des participants, par exemple seulement après avoir réservé. La liste et les statuts des participants sont masqués aux utilisateurs par défaut.
- Politique de soumission de formulaire. Demandez un formulaire à un moment de la réservation, par exemple à la réservation, à l'enregistrement, au départ ou à la réclamation d'heures.
- Politique de liste d'attente. Permettez aux utilisateurs de s'inscrire sur une liste d'attente quand le quart est complet, pour combler une annulation.
- Politique de réservation de groupe. Permettez à une personne de réserver plusieurs places pour les invités qu'elle amène.
- Politique de notification. Personnalisez les rappels et les messages que reçoivent les participants de ces quarts.
La façon dont les gens réservent, annulent et réclament leurs heures sur ces quarts se règle une seule fois sur l'opportunité, pas quart par quart. Voyez la question 5 de Comment fonctionnent les Opportunités sur Vome ? pour les valeurs par défaut à vérifier.
6. Pourquoi utiliser un titre de quart ?
Parce que c'est le titre du quart qui dit quelle tâche a lieu à cette date et à cette heure, quand le nom de l'opportunité ne le dit pas.
- Quand l'opportunité est la tâche, comme Accueil à la réception, chaque quart est le même travail. Laissez le titre vide.
- Quand l'opportunité est plus large, comme un événement (Gala du printemps) ou une opportunité générale « Événements », le titre porte la tâche ou l'événement : Accueil, Préparation en cuisine, Équipe de montage, ou Fête de l'été. Sans lui, les gens voient une liste de plages horaires identiques et ne savent pas à quoi ils s'inscrivent.
Un quart n'a qu'un seul titre. S'il porte déjà le nom d'un événement, il ne reste plus de place pour nommer une tâche. Lisez Les trois formes que peut prendre une opportunité et Comment créer un événement sur Vome.
7. Quand restreindre qui peut réserver un quart ?
Quand un quart est une tâche que seule une partie des personnes de l'opportunité devrait prendre. Cela va de pair avec le titre du quart : le titre nomme la tâche, et la restriction la réserve au bon groupe.
Par défaut, toute personne affectée à l'opportunité peut réserver n'importe lequel de ses quarts. Avec Gérer les restrictions avancées de réservation, une personne doit être affectée à l'opportunité et porter au moins 1, tous ou aucun des tags de profil que vous choisissez. Par exemple, une opportunité Gala peut avoir quatre quarts ouverts à tous et un quart « Service au bar » que seules les personnes taguées « Certifié Action Service » peuvent voir et réserver.
Résumé
- Un quart, c'est une date, une plage horaire et un nombre de places, à l'intérieur d'une opportunité.
- Une date, Plusieurs dates et Plage de dates créent des quarts autonomes, gérés un par un après la publication.
- Une série reste reliée : modifiez ce quart, les quarts futurs ou tous les quarts d'un coup, avec ou sans date de fin.
- Une série permet toujours aux utilisateurs de prendre un seul quart, de se joindre à tout l'horaire ou à une partie, et aux admins d'affecter de la même façon.
- Les utilisateurs ne peuvent se joindre à une série qu'une fois que la Politique de réservation des séries de quarts de l'opportunité le permet. Elle est Désactivée au départ.
- Utilisez un titre de quart dès que le nom de l'opportunité ne dit pas déjà quelle est la tâche.
- Associez un titre de quart à une restriction de réservation avancée pour réserver une tâche à un groupe tagué au sein de l'opportunité.