Aperçu

À l'étape Signature électronique / PDF à remplir d'une séquence, un administrateur peut consulter un document qu'un utilisateur a rempli et signé, y ajouter son propre contenu, puis enregistrer le résultat comme nouveau fichier principal de l'étape de cet utilisateur.

L'administrateur peut placer du texte, une signature, des initiales, un nom, une date ou des coches n'importe où sur le document. Lorsque l'administrateur enregistre une nouvelle version, le fichier qui existait auparavant est conservé comme version précédente que seuls les administrateurs peuvent voir. La soumission originale de l'utilisateur n'est jamais perdue.

Cette fonctionnalité s'applique au type d'étape Signature électronique / PDF à remplir d'une séquence et est disponible uniquement sur l'application Web (pas sur l'application mobile).

Quand utiliser cette fonctionnalité ?

• Contresigner une décharge ou une entente après que l'utilisateur l'a signée.
• Ajouter une approbation, une signature ou des initiales d'administrateur à un document complété.
• Remplir de l'information au nom d'un utilisateur, qu'il ait soumis le document ou non.
• Inscrire une date de complétion ou d'expiration sur le document signé.

Où trouver l'action

L'action est accessible depuis la vue détaillée de la séquence :

1. Ouvrez la séquence et déployez la progression de l'utilisateur.
2. Ouvrez la fenêtre de détail de son étape Signature électronique / PDF à remplir.
3. Sélectionnez le bouton (chip) du PDF à remplir. Son libellé dépend du fait que l'utilisateur a déjà soumis un fichier ou non :
   • Réviser et remplir le PDF apparaît lorsque l'utilisateur a déjà soumis. Le document s'ouvre avec le fichier rempli par l'utilisateur comme point de départ, de sorte que vous travaillez par-dessus ce qu'il a soumis.
   • Remplir le PDF pour le profil apparaît lorsqu'il n'y a pas encore de soumission. Le document s'ouvre à partir du modèle vierge.

Le bouton n'apparaît que pour les étapes Signature électronique / PDF à remplir, et seulement lorsque vous avez accès à l'étape de cet utilisateur. Si vous n'avez pas cet accès, le bouton n'est pas affiché.

Ajouter votre contenu au document

La sélection du bouton ouvre la vue de signature, avec le document affiché et une palette de champs en haut. L'en-tête indique « Réviser et remplir le PDF ci-dessous ».

Vous pouvez placer les types de champs suivants :

• Signature
• Texte
• Nom
• Initiales
• Date
• Case à cocher

Pour ajouter un champ :

1. Sélectionnez un type de champ dans la palette. Une courte indication précise qu'un clic sur le document place le champ.
2. Cliquez sur le document à l'endroit où vous voulez le champ. Pour la plupart des types de champs, une fenêtre de saisie s'ouvre immédiatement (un pavé de signature pour les signatures, un sélecteur de date pour les dates et une saisie de texte pour le texte, le nom et les initiales). Les cases à cocher sont activées lorsqu'elles sont placées.
3. Répétez l'opération pour autant de champs que nécessaire, de n'importe quel type, placés n'importe où sur n'importe quelle page.

Déplacer, redimensionner et supprimer des champs

Lorsqu'un type de champ est sélectionné, un clic sur le document place de nouveaux champs. Pour ajuster des champs existants, sélectionnez de nouveau le même type de champ pour le désactiver. Cela fait passer la vue en mode déplacement, où vous pouvez :

• Faire glisser un champ pour le repositionner (les champs restent à l'intérieur de la page).
• Redimensionner un champ par ses bords ou ses coins.
• Supprimer un champ à l'aide de la commande X qui s'y trouve.
• Rouvrir la valeur d'un champ en double-cliquant dessus. Les cases à cocher s'activent ou se désactivent au double-clic.

Un champ qui est placé mais laissé sans valeur n'est pas inclus dans le fichier enregistré.

Enregistrement

Sélectionnez Enregistrer pour inscrire vos ajouts sur le document et en faire le nouveau fichier principal de l'étape de cet utilisateur. Le bouton Enregistrer devient disponible une fois que vous avez placé au moins un champ avec une valeur. Vous pouvez aussi fermer la vue de signature avec le X en haut à droite, ou en cliquant à l'extérieur de celle-ci.

Lorsque vous enregistrez :

• Votre fichier signé devient le fichier principal actuel affiché dans la zone du fichier soumis, avec téléchargement et aperçu disponibles.
• L'étape passe à l'état complété et la date de complétion est enregistrée.
• Si l'utilisateur avait déjà soumis, son fichier est déplacé dans l'historique des versions précédentes avant que votre version devienne la version principale.
• Si le document est configuré avec une expiration automatique, la date d'expiration est recalculée à partir de la nouvelle date de complétion.

Versions précédentes

Les versions précédentes sont présentées dans une section repliable de la fenêtre de l'étape, visible uniquement par les administrateurs. La section indique le nombre de versions antérieures, et chaque entrée comprend un numéro de version, la date et l'heure d'archivage, ainsi que des actions de téléchargement et d'aperçu pour le fichier de cette version.

La soumission originale de l'utilisateur est conservée ici, de même que toute version antérieure signée par un administrateur. Les utilisateurs ne voient pas l'historique des versions précédentes ; ils voient uniquement le fichier principal actuel.

Ce que voit l'utilisateur

L'utilisateur remplit et signe le document dans son propre flux et le soumet. Après qu'un administrateur a signé par-dessus la soumission, le fichier actuel de l'étape devient la version signée par l'administrateur. L'utilisateur n'a pas accès aux versions antérieures du document.

Valeurs de statut

Un enregistrement de signature électronique peut avoir le statut En attente, Signé ou Complété. Une signature par un administrateur entraîne l'état Complété.