Quelles données puis-je importer dans Vome

Quelles données puis-je importer dans Vome ?

Aperçu

Si vous arrivez d'un autre système, ou de plusieurs années de feuilles de calcul, vous n'avez rien à retaper. Vome propose une importation par type d'enregistrement, et toutes fonctionnent de la même façon : vous téléversez un fichier tableur, vous indiquez à quoi correspondent les noms qu'il contient, vous voyez exactement ce qui va se passer, et c'est seulement ensuite que quelque chose est créé.
Cette page est la carte. Chaque importation a son propre article avec le détail.

Info
Vous n'êtes jamais obligé d'utiliser notre modèle. Chaque importation en propose un à télécharger, et chaque importation accepte aussi votre propre fichier Excel ou CSV. Les modèles sont une référence, pas une obligation.

1. Que puis-je importer ?

Chaque importation se trouve dans le module auquel elle appartient.

Info
Une importation de séquences assemble surtout, elle ne construit pas tout. Chaque cellule d'une colonne Étape nomme une étape, et la façon habituelle de travailler est de construire vos bibliothèques d'abord, puis de vous servir d'une importation pour les mettre en ordre dans plusieurs séquences à la fois. Quatre des types d'étapes les plus simples (Entrevue, Formation, Orientation et Personnalisé) peuvent être créés pendant l'importation ; tout le reste doit exister d'abord. Jusqu'à 20 colonnes d'étapes sont lues, et le reste est ignoré.

2. Dans quel ordre importer ?

Les catégories, puis les opportunités, puis les quarts, puis les profils. Chacune donne à la suivante quelque chose à quoi se rattacher.
  • Les catégories d'abord, parce que votre fichier d'opportunités peut nommer la catégorie de chaque opportunité, et ces noms correspondront alors à quelque chose qui existe déjà.
  • Les opportunités ensuite, parce qu'un quart doit appartenir à l'une d'elles.
  • Les quarts après cela, un fichier par opportunité.
  • Les profils en dernier. L'importation de profils peut affecter toutes les personnes du fichier à des opportunités, des quarts, des groupes, des séquences, des tags de profil et des sites au moment de leur arrivée. En la faisant en dernier, tout cela existe déjà, ce qui vous évite un second passage dans votre base de données.
Les séquences se placent où vous voulez, du moment que leurs étapes existent ou sont d'un type que l'importation peut créer. Les importer avant vos profils vous permet d'affecter des personnes à une séquence pendant l'importation des profils.
Vous pouvez les faire dans l'ordre que vous voulez. Celui-ci demande simplement le moins de reprises.

3. Suis-je obligé d'utiliser vos modèles ?

Non. Chaque importation accepte votre propre fichier Excel ou CSV.
Les modèles valent quand même la peine d'être téléchargés, pour deux raisons. Ils montrent les formats que Vome attend, ce qui compte pour les dates et pour les champs qui s'écrivent en chiffres plutôt qu'en mots. Et pour tout sauf les profils, les titres de colonnes sont reconnus de façon souple : partir du modèle vous fait donc gagner une étape, de petites différences de formulation ne posent pas de problème, et les titres de colonnes en anglais fonctionnent aussi bien qu'en français.
L'importation de profils fonctionne un peu différemment. Elle a une étape Mapper les champs où vous désignez vous-même le champ de Vome auquel correspond chacune de vos colonnes. Peu importe le nom que votre ancien système leur donnait, vous pouvez les faire venir.

4. Qu'est-ce que les importations ont en commun ?

  • Du .xlsx ou du .csv. La première rangée contient vos titres de colonnes, et chaque rangée suivante est un enregistrement.
  • Les noms de votre fichier sont associés à Vome. Plutôt que de se fier à une correspondance de texte, chaque importation rassemble les valeurs distinctes de votre fichier et vous demande de les associer, de les créer ou de les ignorer.
  • Une cellule peut contenir plusieurs valeurs. Quand une colonne en accepte plusieurs (observateurs, tags, sites), séparez-les par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne.
  • Vous voyez avant que cela n'arrive. Chaque importation se termine par une étape de vérification avec les totaux : ce qui va être créé, et quelles rangées sont ignorées et pourquoi.
  • Rien n'est créé avant le dernier bouton. Vous pouvez téléverser un fichier, avancer dedans, changer d'avis et repartir sans que rien n'ait changé.
  • Une importation crée plutôt qu'elle ne met à jour. Pour les catégories et les opportunités, un titre qui existe déjà est créé une seconde fois comme enregistrement distinct, et vous êtes averti à l'étape de révision. Deux importations se comportent autrement : celle des profils peut mettre à jour des profils existants si vous le lui demandez, et celle des séquences bloque un titre répété au lieu d'en créer une deuxième copie, parce qu'un titre de séquence doit être unique.

5. Qu'est-ce qui n'est pas couvert par une importation ?

Certaines choses se construisent plutôt qu'elles ne s'importent, et il vaut mieux le savoir maintenant que de chercher une colonne qui n'existe pas.
  • Les photos de couverture et les mises en page. Une catégorie importée prend une couverture dans votre bibliothèque de thèmes, et une opportunité importée hérite de celle de sa catégorie. Les mises en page se personnalisent ensuite, opportunité par opportunité.
  • Les formulaires, les cours et la plupart des types d'étapes de séquence. Ils se construisent dans Vome. Une importation de séquences peut créer les quatre types d'étapes les plus simples au passage, mais tout ce qui a sa propre configuration, un formulaire à construire ou une vidéo à lier, doit exister d'abord.
  • Les modèles de récurrence. Un fichier d'opportunités peut dire ponctuel ou récurrent, mais le modèle derrière « récurrent » se définit une fois pour le lot, et non rangée par rangée.
  • Les présences et les heures passées. Aucune importation ne recrée l'historique de qui a fait quel quart. Les heures à vie arrivent plutôt sous forme d'un seul chiffre par personne, ce qui est la question suivante.
  • Les administrateurs. Les coordonnateurs et les observateurs d'un fichier d'opportunités ou de séquences sont associés à des administrateurs que vous avez déjà, jamais créés. Ajoutez votre équipe dans Utilisateurs et accès avant d'importer.

6. Que deviennent les heures déjà accumulées ?

Importez-les avec les profils, grâce aux colonnes Heures enregistrées (Hors-Vome) et Date de début. Les heures hors-Vome comptent dans le total de chaque personne : les distinctions et les rapports d'impact reflètent donc l'historique complet, au lieu de remettre tout le monde à zéro le jour de votre changement de système.
Elles arrivent sous forme d'un seul chiffre à vie par personne, et non d'un journal daté, et elles ne sont rattachées à aucun quart ni à aucune opportunité. Si vous avez besoin du détail de qui a fait quoi et quand, gardez une exportation de votre ancien système quelque part où vous pourrez la consulter. L'article sur l'importation de profils traite cela en détail.

Résumé

  • Les profils dans la base de données, les catégories et les opportunités dans Opportunités, les quarts dans l'horaire, les séquences dans Séquences.
  • Importez dans l'ordre catégories, opportunités, quarts, profils, pour que chacune ait quelque chose à quoi se rattacher. Les séquences se placent où vous voulez.
  • Du .xlsx ou du .csv dans tous les cas. Utilisez notre modèle ou votre propre fichier.
  • Chaque importation montre ce qu'elle va faire, et ne crée rien avant le dernier bouton.
  • Les importations créent des enregistrements. Seule celle des profils peut mettre à jour ceux qui existent déjà, et seule celle des séquences refuse carrément un titre répété.
  • L'historique des heures arrive sous forme d'un total par personne avec Heures enregistrées (Hors-Vome), et non d'un historique quart par quart.