Aperçu
Avant de créer votre premier groupe, quelques décisions valent la peine d'être prises délibérément, parce qu'elles sont pénibles à renverser une fois qu'une année de réservations est passée.
Ces décisions sont expliquées dans le Guide de configuration de Vome plutôt qu'ici. Cette page vous y dirige, puis vous dit ce que contient le reste de cette section. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. Les décisions, et où chacune est expliquée
- Que sont les groupes, et en ai-je besoin ?
La première question, et elle est réelle. Les groupes sont un module Entreprise dont vous pouvez vous passer si personne ne vous demande jamais combien d'heures telle entreprise ou telle école a contribué. Règle aussi la question de qui affecte les membres : les administrateurs, les personnes elles-mêmes, ou les deux.
- Tags de profil, d'opportunité, de quart et de groupe : quelle différence ?
Vome compte quatre sortes de tags et ils font des choses différentes. À lire avant d'inventer un système de taguage, puisqu'un tag de groupe et un tag de profil ne sont pas interchangeables.
- Que sont les politiques de quart, et lesquelles me faut-il ?
Les réservations de groupe atteignent un quart par l'entremise d'une politique. Voici le survol du fonctionnement des politiques en général, et de celles dont vous avez vraiment besoin.
- Quelles salles de clavardage Vome crée-t-il automatiquement ?
Un groupe peut avoir sa propre salle de clavardage, synchronisée avec ses membres. Cet article situe cette salle parmi les autres que Vome génère.
2. Pourquoi ces articles sont-ils ailleurs ?
Un article du centre d'aide de Vome vit dans une seule section, donc tout ce qui touche plusieurs modules doit se poser dans l'un d'eux. Les décisions de configuration ci-dessus sont transversales : elles vivent donc dans le Guide de configuration, qui parcourt tout le compte, étape par étape.
Cette page existe pour que vous les trouviez d'ici aussi, sans avoir à deviner que le Guide de configuration existait.
3. Que contient cette section ?
Une fois les décisions prises, les articles pratiques sont ici :
- Comment fonctionne le module Groupes sur Vome ? Créer des groupes, les cinq onglets du tableau de bord, les tags de groupe et comment retrouver un groupe parmi plusieurs.
- Comment les groupes sont-ils liés aux profils de ma base de données ? Membres et invités, responsables, et comment un invité d'une réservation devient un profil.
- Politiques de réservation de groupe : chaque paramètre expliqué Taille du groupe, groupes d'âge, admissibilité, renseignements sur les invités, ajout automatique et règles de formulaire.
- Comment produire un rapport sur la participation et les heures d'un groupe ? Quel champ additionner, pourquoi le profil d'un responsable n'affiche que ses propres heures, et comment exporter.
La mécanique de la réservation elle-même, par opposition à sa politique, se trouve sous Horaire et suivi des heures, dans Gestion des réservations de groupe sur Vome.
4. Si vous ne faites qu'une seule chose
Décidez maintenant si les réservations doivent porter un nom de groupe, et activez-le dans votre politique de réservation de groupe avant votre première visite de groupe.
Tout le reste du module Groupes peut se ranger plus tard. Une réservation qui n'a jamais été liée à un groupe ne peut pas être totalisée par organisation, et reconstituer qui est venu avec qui, des mois plus tard, est le seul travail que personne n'arrive vraiment à bien faire.